ITC ERP-Portal Eingangsbelege automatisch verarbeiten
Von der XRechnung bis zur PDF-Rechnung
Wie lassen sich Eingangsbelege automatisieren mit SelectLine, ohne Rechnungsdaten jeden Tag manuell zu erfassen? Mit dem Modul ITC ERP-Portal Eingangsbelege verarbeiten wir Eingangsrechnungen automatisch, strukturiert und direkt passend für Ihre SelectLine Umgebung.
Jeden Tag landen Rechnungen per E-Mail, als PDF-Anhang, als elektronische XRechnung oder über andere Eingangskanäle im Unternehmen. Die manuelle Erfassung kostet Zeit, bindet Mitarbeiter und führt schnell zu Fehlern. Besonders bei wiederkehrenden Lieferanten, vielen Belegen oder mehreren Prüf- und Freigabeschritten wird der klassische Rechnungseingang schnell unübersichtlich.
Mit ITC ERP-Portal Eingangsbelege werden Rechnungen automatisch erkannt, analysiert und für die weitere Verarbeitung vorbereitet. Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihr Lieferant eine moderne XRechnung, eine ZUGFeRD-Rechnung, eine Factur-X-Rechnung oder eine klassische PDF-Rechnung versendet. Strukturierte E-Rechnungen werden direkt ausgelesen, während PDF-Rechnungen und gescannte Belege mit OCR und KI-gestützter Analyse verarbeitet werden.
So entsteht ein moderner Rechnungseingang, der Ihre Buchhaltung entlastet, Fehler reduziert und die Grundlage für digitale, skalierbare Prozesse schafft.
Unsere Leistungen rund um Ihre Eingangsbelege
Ein automatisierter Rechnungseingang funktioniert nur dann zuverlässig, wenn Belege sauber erkannt, korrekt zugeordnet und nachvollziehbar an das ERP-System übergeben werden. Deshalb betrachten wir nicht nur die technische Erkennung, sondern den gesamten Prozess vom Eingang der Rechnung bis zur Weiterverarbeitung in SelectLine.
Einrichtung der automatischen Belegerfassung
Wir richten die automatische Erfassung Ihrer Eingangsrechnungen so ein, dass Belege aus verschiedenen Quellen zentral verarbeitet werden können.
Dabei unterstützen wir Sie mit:
- Anbindung zentraler Rechnungspostfächer
- Verarbeitung von E-Mails aus Microsoft 365 oder Google Workspace
- Einbindung von Netzwerkordnern und Scanner-Ablagen
- automatischer Übernahme von PDF-Rechnungen und E-Rechnungen
- strukturierter Vorbereitung für die weitere Verarbeitung
Daten für SelectLine vorbereiten
Die erkannten Rechnungsdaten werden für die weitere Verarbeitung in SelectLine vorbereitet. So entsteht ein sauberer Übergang vom digitalen Rechnungseingang in Ihre ERP-Prozesse.
Wir unterstützen Sie mit:
- strukturierter Bereitstellung erkannter Belegdaten
- Vorbereitung für Kreditorenprozesse
- Reduzierung manueller Datenerfassung
- weniger Medienbrüchen zwischen Belegeingang und ERP
- besserer Nachvollziehbarkeit im Buchhaltungsprozess
PDF-Rechnungen mit KI erkennen
Nicht alle Lieferanten senden strukturierte E-Rechnungen. Deshalb können auch klassische PDF-Rechnungen und eingescannte Papierbelege automatisch analysiert werden.
Die KI-gestützte Erkennung unterstützt bei:
- Erkennung von Lieferanten
- Auslesen von Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Erfassung von Netto- und Bruttobeträgen
- Erkennung von Steuersätzen
- Zuordnung der passenden Belegart
Lieferanten automatisch zuordnen
Wiederkehrende Lieferanten können automatisch erkannt und den passenden Kreditoren zugeordnet werden. Dadurch sinkt der manuelle Prüfaufwand im Rechnungseingang deutlich.
Das System unterstützt unter anderem:
- automatische Lieferantenerkennung
- Zuordnung bekannter Kreditoren
- Nutzung individueller Lieferanten-Templates
- bessere Erkennung bei wiederkehrenden Belegen
- weniger manuelle Such- und Korrekturarbeit
Rechnungen, Gutschriften und Korrekturen erkennen
Nicht jeder Eingangsbeleg ist eine klassische Rechnung. Das Modul erkennt unterschiedliche Belegarten und bereitet sie korrekt für die weitere Verarbeitung vor.
Erkannt werden zum Beispiel:
- Eingangsrechnungen
- Gutschriften
- Rechnungskorrekturen
- Stornobelege
- Credit Notes
XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X verarbeiten
Das Modul unterstützt gängige Formate für elektronische Rechnungen und hilft Ihnen dabei, die Anforderungen der E-Rechnungspflicht praxisnah umzusetzen.
Wir übernehmen für Sie:
- Verarbeitung von XRechnung
- Verarbeitung von ZUGFeRD
- Verarbeitung von Factur-X
- Auslesen strukturierter Rechnungsdaten
- Vorbereitung der Daten für SelectLine
Typische Einsatzbereiche
ITC ERP-Portal Eingangsbelege eignet sich für Unternehmen, die ihren Rechnungseingang digitalisieren und enger mit SelectLine verbinden möchten.
Typische Einsatzbereiche sind:
- automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- Kreditorenprozesse in SelectLine
- digitale Rechnungsprüfung
- Freigabeprozesse im Rechnungseingang
- Verarbeitung von XRechnung, ZUGFeRD und PDF
- Umsetzung der E-Rechnungspflicht
- Digitalisierung der Buchhaltung
- Reduzierung manueller Erfassungsarbeit
Besonders geeignet ist das Modul für kleine und mittelständische Unternehmen, die bereits mit SelectLine arbeiten und ihren Rechnungseingang effizienter organisieren möchten.
Wie viel Zeit sparen Unternehmen wirklich?
Ein Mitarbeiter benötigt für die manuelle Erfassung einer Eingangsrechnung häufig zwischen 3 und 8 Minuten. Bei 500 Rechnungen pro Monat und einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 5 Minuten entstehen rund 41 Stunden Arbeitszeit pro Monat allein für die Datenerfassung.
Durch die automatische Verarbeitung reduziert sich dieser Aufwand auf wenige Sekunden für Kontrolle und Freigabe. Auf das Jahr gerechnet kann daraus eine Zeitersparnis von über 490 Stunden entstehen.
Diese Zeit steht Ihren Mitarbeitern für wichtigere Aufgaben zur Verfügung: Prüfung, Abstimmung, Klärung offener Vorgänge und Verbesserung kaufmännischer Prozesse statt reiner Dateneingabe.
KI unterstützt Ihre Buchhaltung
Die integrierte KI hilft besonders dort, wo Rechnungen nicht strukturiert vorliegen. Wenn keine XRechnung oder kein ZUGFeRD-Datensatz vorhanden ist, analysiert das System den Beleginhalt und stellt erkannte Informationen strukturiert bereit.
Dabei bleibt die Kontrolle bei Ihrer Buchhaltung. Die KI unterstützt bei der Erkennung, ersetzt aber nicht die fachliche Prüfung. So entsteht ein ausgewogener Prozess aus Automatisierung, Transparenz und Kontrolle.
Je häufiger bestimmte Lieferanten Rechnungen senden, desto besser können Erkennungsregeln und Templates auf diese Belege abgestimmt werden.
Vorteile der automatisierten Eingangsbelege
Die Digitalisierung des Rechnungseingangs gehört zu den größten Hebeln für mehr Effizienz in Verwaltung und Buchhaltung. Mit ITC ERP-Portal Eingangsbelege reduzieren Sie manuelle Arbeit und schaffen gleichzeitig mehr Sicherheit in Ihren Prozessen.
- Weniger manueller Erfassungsaufwand: Rechnungsdaten müssen nicht mehr aus jedem Beleg einzeln abgetippt werden. Das spart Zeit, reduziert monotone Arbeit und entlastet die Buchhaltung im Tagesgeschäft.
- Weniger Fehler in der Buchhaltung: Manuelle Datenerfassung ist fehleranfällig. Durch automatisches Auslesen, strukturierte Verarbeitung und gezielte Prüfung sinkt das Risiko von Zahlendrehern, falschen Beträgen oder fehlenden Angaben.
- Schnellere Prozesse im Rechnungseingang: Eingangsrechnungen stehen schneller zur Verfügung und können früher geprüft, freigegeben und weiterverarbeitet werden. Das verbessert die Transparenz im gesamten Kreditorenprozess.
- Bessere Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht: Mit der Unterstützung von XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X schaffen Sie eine solide Grundlage für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Gleichzeitig bleiben Sie flexibel, weil auch PDF-Rechnungen und gescannte Belege verarbeitet werden können.
- Direkte Nähe zu SelectLine: Die Lösung wurde für Unternehmen entwickelt, die mit SelectLine arbeiten. Dadurch wird der Rechnungseingang nicht als isolierte Insellösung betrachtet, sondern direkt in die bestehende ERP-Umgebung eingebunden.
Häufige Fragen zu ITC ERP-Portal Eingangsbelege
Das Modul unterstützt XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, klassische PDF-Rechnungen und eingescannte Papierbelege. Strukturierte Formate werden direkt ausgelesen, unstrukturierte Belege werden mit OCR und KI analysiert.
Ja. PDF-Rechnungen können automatisch analysiert werden. Das System erkennt relevante Informationen wie Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Steuersätze und Belegart.
Ja. Das Modul wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die mit SelectLine arbeiten. Die erkannten Daten werden für die weitere Verarbeitung in SelectLine vorbereitet.
Ja. Neben Rechnungen können auch Gutschriften, Rechnungskorrekturen, Stornobelege und Credit Notes erkannt und entsprechend verarbeitet werden.
Je nach Belegqualität, Lieferantenstruktur und Prozess kann der manuelle Aufwand deutlich sinken. In vielen Fällen sind bis zu 80 % weniger Aufwand bei der Rechnungserfassung möglich.
Ja. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen profitieren, weil sie mit überschaubarem Aufwand den Rechnungseingang digitalisieren und ihre Buchhaltung deutlich entlasten können.
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