ITC Mailarchiv DMS
Revisionssichere E-Mail-Archivierung mit direkter DMS-Integration
Mit ITC Mailarchiv DMS archivieren Sie geschäftliche E-Mails automatisch, gesetzeskonform und revisionssicher. E-Mails inklusive aller Anhänge werden strukturiert in Ihr Dokumentenmanagementsystem übernommen und stehen dort jederzeit für Ihre digitalen Prozesse zur Verfügung.
Eine fein granulare Rechtestruktur stellt sicher, dass jeder Benutzer ausschließlich seine eigenen E-Mails einsehen kann – sowie nur die Gruppenpostfächer, für die eine entsprechende Berechtigung besteht. Auch mehrere E-Mail-Adressen oder Funktionspostfächer lassen sich eindeutig einer Person zuordnen und sauber archivieren.
So entsteht eine transparente und sichere E-Mail-Archivierung im DMS.
Unsere Leistungen rund um Ihre E-Mail-Archivierung im DMS
Eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung gemäß GoBD und DSGVO erfordert eine saubere Systemintegration und ein durchdachtes Berechtigungskonzept. Wir begleiten Sie von der Einrichtung bis zur langfristigen Betreuung.
Analyse Ihrer bestehenden E-Mail-Struktur
Eine strukturierte Archivierung beginnt mit einem klaren Verständnis Ihrer aktuellen E-Mail-Umgebung. Wir analysieren Ihre Postfächer, Funktionsadressen und Berechtigungsstrukturen.
Dabei unterstützen wir Sie mit:
- Analyse von Benutzer- und Gruppenpostfächern
- Bewertung bestehender Archivierungsprozesse
- Identifikation rechtlicher Anforderungen
- Definition einer klaren Archivierungsstrategie
So schaffen wir die Grundlage für eine sichere GoBD-konforme E-Mail-Archivierung.
Einrichtung der E-Mail-Archivierung
Wir implementieren ITC Mailarchiv DMS strukturiert in Ihre bestehende IT-Umgebung und sorgen für eine zuverlässige, automatische Archivierung.
Wir übernehmen für Sie:
- Einrichtung der Archivierung für Exchange, Microsoft 365 oder IMAP
- Konfiguration der automatischen E-Mail-Übernahme
- Definition von Archivierungsregeln
- Testphase zur Validierung der Systemintegration
Damit entsteht eine stabile automatische E-Mail-Archivierung im Unternehmen.
Integration in Ihr Dokumentenmanagementsystem
Damit archivierte E-Mails optimal in Ihre digitalen Prozesse eingebunden sind, integrieren wir das Mailarchiv direkt in Ihr bestehendes DMS (z. B. docuvita).
Unsere Leistungen umfassen:
- strukturierte Übernahme von E-Mails und Anhängen ins DMS
- Verknüpfung mit bestehenden Dokumentenstrukturen
- Einrichtung eines klaren Rechte- und Rollenkonzepts
- Sicherstellung einer performanten Volltextsuche
So entsteht ein leistungsfähiges E-Mail-Archiv im DMS.
Konfiguration der Benutzergruppen und Rechteverwaltung
Datenschutz und Zugriffskontrolle stehen bei der E-Mail-Archivierung im Mittelpunkt. Wir richten eine fein granulare Rechteverwaltung ein, die exakt zu Ihrer Organisationsstruktur passt.
Wir konfigurieren für Sie:
- individuelle Benutzerrechte
- strukturierte Gruppenpostfach-Zugriffe
- Zuordnung mehrerer E-Mail-Adressen zu einzelnen Nutzern
- transparente Zugriffsdokumentation
Damit erfüllen Sie die Anforderungen an eine DSGVO-konforme Zugriffskontrolle.
Volltextsuche & schnelle Wiederauffindbarkeit
Damit Ihre E-Mail-Archivierung dauerhaft stabil und gesetzeskonform bleibt, begleiten wir Sie auch nach der Einführung.
Unser Service umfasst:
- Einweisung Ihrer Mitarbeitenden
- Unterstützung bei Anpassungen und Erweiterungen
- regelmäßige Systemprüfung
- laufenden technischen Support
So bleibt Ihr revisionssicheres E-Mail-Archiv im DMS langfristig zuverlässig.
Schulung, Wartung & laufende Betreuung
Damit Ihre E-Mail-Archivierung dauerhaft stabil und gesetzeskonform bleibt, begleiten wir Sie auch nach der Einführung.
Unser Service umfasst:
- Einweisung Ihrer Mitarbeitenden
- Unterstützung bei Anpassungen und Erweiterungen
- regelmäßige Systemprüfung
- laufenden technischen Support
So bleibt Ihr revisionssicheres E-Mail-Archiv im DMS langfristig zuverlässig.
Typische Einsatzbereiche
ITC Mailarchiv DMS eignet sich besonders für Unternehmen mit hohem E-Mail-Aufkommen und erhöhten Compliance-Anforderungen.
- Unternehmen mit Exchange oder Microsoft 365
- Organisationen mit mehreren Funktionspostfächern
- Betriebe mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
- Unternehmen, die ihre E-Mail-Archivierung automatisieren möchten
Strukturierte und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung
Unternehmen stehen beim Thema E-Mail-Archivierung im Spannungsfeld zwischen Datenschutz, IT-Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben. ITC Mailarchiv DMS sorgt dafür, dass diese Anforderungen strukturiert und revisionssicher erfüllt werden.
- automatische Archivierung aller geschäftsrelevanten E-Mails
- klare Rechte- und Zugriffskonzepte
- Einhaltung von GoBD- und DSGVO-Vorgaben
- auditierbare und nachvollziehbare Archivierungsprozesse
So verbinden Sie Compliance, Transparenz und technische Sicherheit in einer zentralen Lösung.
Vorteile von ITC Mailarchiv DMS
Mit ITC Mailarchiv DMS schaffen Sie eine sichere und strukturierte Lösung für Ihre geschäftliche Kommunikation.
- Revisionssichere Archivierung gemäß GoBD & DSGVO: Alle geschäftsrelevanten E-Mails werden gesetzeskonform archiviert und manipulationssicher gespeichert.
- Strukturierte Benutzer- und Gruppenrechteverwaltung: Jeder Nutzer sieht nur die E-Mails, für die er berechtigt ist – inklusive klarer Zuordnung von Funktionspostfächern.
- Direkter Import von E-Mails & Anhängen ins DMS: E-Mails werden automatisch übernommen und stehen direkt in Ihren digitalen Prozessen zur Verfügung.
- Leistungsstarke Volltextsuche: Inhalte und Anhänge lassen sich schnell und strukturiert durchsuchen – auch bei großem Datenvolumen.
- Entlastung Ihrer Mailserver: Durch die Archivierung wird Ihre E-Mail-Infrastruktur entlastet und langfristig stabilisiert.
Häufige Fragen zu ITC Mailarchiv DMS
Ja. Die Archivierung erfolgt revisionssicher und unterstützt die gesetzlichen Anforderungen gemäß GoBD.
Ja. ITC Mailarchiv DMS kann mit Exchange, Microsoft 365 und IMAP-Postfächern integriert werden.
Ja. Alias- und Funktionspostfächer lassen sich eindeutig zuweisen und strukturiert archivieren.
Ja. E-Mails werden inklusive aller Anhänge vollständig und strukturiert im DMS archiviert.
Jetzt Ihre E-Mail-Archivierung rechtssicher gestalten
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